Meta er magisk: Gør dig umage med at rammesætte stort og småt

De ledere og teams jeg arbejder med, som får øjnene op for, hvad rammesætning gør ved kvaliteten af deres dialoger, de udvikler sig, så det kan både høres, ses og mærkes. Her tips til, hvordan du skaber psykologisk trygge rammer for samarbejde.

Jeg insisterer tit på at have hele teamet med, når vi skal tale samarbejde og opgaveløsning, fordi samarbejde ikke kommer an på én persons kompetencer, men kvaliteten af vores interaktioner og iboende mønstre i teamet. På teamniveau arbejder jeg med de fire domæner for psykologisk tryghed (læs mere her), og når jeg arbejder med kompetencer på individniveau, som styrker tryghed og samspil, så læner jeg mig op ad Amy Edmondsons Leadership Toolkit (kapitel 7, The Fearless Organization). Kort fortalt er der tre ting, vi skal gøre:

  • Ramme: Sætte rammen for at opbygge fælles forventninger og mening
  • Invitation: Invitere input for at sikre tillid til, at alle stemmer er velkomne
  • Respons: Reagere konstruktivt for at skabe orientering mod læring

Er det så kun ledere, som kan bruge Leadership Toolkit? Nej. Selvfølgelig har ledere et særligt ansvar, især når det kommer til at reagere på og sanktionere uhensigtsmæssig adfærd, men kompetencer der styrker ramme-invitation-respons bør alle forbedre. Det handler om facilitering af processer og dialoger, der efter min mening er en af de vigtigste ledelseskompetencer nu og i fremtiden. Altså, lad os alle lede, ved du nok… 

 

Invitationen og responsen

Lige et par ord on invitationen og responsen inden vi hopper i rammen.

Du inviterer input ved at spørge og lytte samt skabe rum til dialoger. Et ’rum’ er i bund og grund en velkendt struktur for teamet – eksempelvis Lessons Learned sessioner, projektmøder, planlægningsmøder, morgenmøder eller 1-til-1 samtaler med medarbejderne, hvor der er plads til samtaler om dét, der går godt, og dét, der er svært. Det handler om at være eksplicit omkring at ville have input, feedback, spørgsmål og andet, som det er nødvendigt at adressere og diskutere for fremdrift og opgaveløsning. Aktiv lytning er her den vigtigste kompetence.

 

Du responderer konstruktivt ved at huske respekten i alle relationer og dialoger. Nøglen til at respondere konstruktivt er netop, at respondere på dine følelser, og ikke reagere. Det er ikke fordi, man altid skal sige højt, hvad man føler, men man skal vide, hvad der er på spil og evne at regulere adfærd hensigtsmæssigt. Her er den afgørende driver emotionel intelligens (EQ), hvor både det intrapersonelle (det der sker i dig) og det interpersonelle (det der sker imellem os) er centralt. Eksempler er, hvordan du hilser forskellighed og uenighed velkommen, eller hvordan du reagerer, når kollegaer deler ’dårlige nyheder’ som fejl, problemer, konflikter eller dyk i resultater. Responsen indikerer dét, som jeg anser for den vigtigste sociale kontrakt for psykologisk tryghed: ’Hvis jeg viser min sårbarhed, så passer I på min værdighed’.  

 

Rammen: Tre ting du skal gøre

Formålet med rammesætning er at skabe effektivt samarbejde i en gruppe ved at opbygge fælles forventninger og mening. God rammesætning kridter banen op på en meningsfuld måde og skaber klarhed om den fælles opgave, og hvilken rolle, gruppemedlemmerne hver især spiller.

Rammesætning er ikke bare en oplæsning af en agenda i starten af et møde og et ’Jeg håber, vi får en god workshop’. Nej, det er værdifulde, eksplicitte rammer for, hvordan vi sammen skal løse en opgave, tage en beslutning eller løse et dilemma. Rammen er både resultat- og procesfokuseret. Der er tre ting, du skal fokusere på, for at sætte en god ramme:

  • Sæt klare forventninger
    Vær tydelig om formål, det vi ved (fakta), den opgave, vi skal løse, hvorfor den er meningsfuld, og hvad der er på spil.
    ”Formålet med i dag er at træffe beslutning om X. Jeg ved, der er meget på spil for alle…”
  • Kridt banen op
    Vær eksplicit om ’hjørneflagene’ for den sociale bane: Vi er her for at samarbejde, skabe resultater og lære sammen. Det kan også være mandat og beslutningskompetence.
    ”…så lad os få forskellige perspektiver på bordet og diskutere, hvad den bedste løsning er for organisationen og vores kunder…”
  • Udlign magt
    Fjern magt, der skaber social friktion og hæmmer personers ønske om at deltage og udnytte forskellighed.
    ”…Vi har forskellige vinkler på emnet og erfaring, så lad os bruge den forskellighed til at have gode diskussioner, forstå nye perspektiver og tage den bedste beslutning.” 

Husk på, at rammen for et møde eller anden samarbejdsrelation ikke behøver, at være noget du sætter alene. Du kan invitere deltagerne ind – eksempelvis ved at spørge: ”Hvad har jeg glemt?” eller ”Andre forslag til dagens proces?”. Derudover skal I kunne vende tilbage til rammen senere: ”Tiden skrider og vi bevæger os væk fra emnet, skal vi gå tilbage til det, vi er her for, eller er denne snak værdifuld for os?” eller ”Nu glemte vi, at alle skal have ordet inden vi træffer en beslutning. Det aftalte vi var rammen. Skal vi ikke tage en bordet rundt?”

Det lyder let, men det er det ikke altid, for mange ting skal balanceres. Du skal bruge tid, men ikke for meget tid. Du skal tage ordet, men du skal også gøre plads til andre. Du skal være objektiv, men de skal også kunne mærke, hvem du er. Du skal bruge fakta, men du skal også tale til følelserne. Den balance kræver situationsfornemmelse, og den kan jeg desværre ikke give dig her.

 

En genial metode til at forberede din rammesætning

Jeg kan i stedet give dig det værktøj, jeg selv bruger og anbefaler andre at bruge, når de forbereder kommunikation. Det hedder Know-Feel-Do og handler kort sagt om at sætte ord på, hvornår kommunikationen er en succes:

  • Hvad skal modtagerne vide? (Know)
  • Hvad skal de føle? (Feel)
  • Hvad skal de gøre? (Do)

Måske er dit mål for en rammesætning af en 2 timers workshop, at deltagerne ved, hvad den fælles opgave er, hvilken rolle de hver især spiller, og hvad der er på spil (know). De føler at deres perspektiver er velkomne (feel) og de deltager aktivt og konstruktivt under hele workshoppen (do). Læs mere om Know-Feel-Do og God kommunikation mine mest læste blog-indlæg til dato her:

Sæt rammen for alle dialoger

Vi kommer let til at tale om rammesætning, som noget vi kun bruger, når vi faciliterer længere workshops og møder, men de greb som sætter en god ramme der, kan også bruges for mindre dialoger. Her er formålet også at kvalificere dialogen og styrke relationen ved eksempelvis at minimere misforståelser. Det kan være, når vi giver feedback, løser en konflikt, giver en besked, som vi ved ikke bliver modtaget positivt, kommer med forbedringsforslag, eller beder om hjælp. Prøv at reflektere over, hvordan du forbereder følgende ledelses-scenarier:

  • Tvær-funktionelt projekt kickoff møde med modstridende interesser. Du starter mødet.
  • Root-cause-analyse. Du forventer, at det er en menneskelig fejl og personen er med på mødet. Du starter mødet.
  • 1:1 med en medarbejder, du har fået negativ feedback på over lidt tid. Du starter mødet.
  • Et ledermøde, hvor I skal fordele ressourcer, og der er modstridende interesser. Du starter mødet.
  • Der er en konflikt mellem to medarbejdere i dit team. Du har inviteret dem til et møde og rammesætter dialogen.
  • Du skal give negativ kritik til en kollega. Det er ikke let for nogen af jer, men din intention er god. Du går hen til ham og starter samtalen op.  

Hvordan sætter du den bedste ramme for dialog? Hvad skal dem, du kommunikerer med føle, vide og gøre, for at kommunikationen bliver en succes? Der skal ikke altid meget til, måske blot to minutters mental forberedelse og tre noter.  

Ofte kan det være en fordel af være eksplicit omkring din intention, så den ikke bliver misforstået. ”Jeg vil gerne sige noget til dig, som nok er svært for os begge, men jeg gør det af bedste intention.” Vi skal ofte være mere eksplicitte end vi tror, især når samarbejdsrelationer er nye.

Så, mine tre vigtigste råd, når det kommer til rammesætning:

  • Forbered dig og gør dig umage med rammen (Sæt klare forventninger, kridt banen op og udlign magt)
  • Vær langt mere eksplicit end du tror, er nødvendigt
  • Brug din metakommunikation til at sikre kvaliteten af din kommunikation

…det kan virke langhåret, men tro mig: Metakommunikation er magisk.   

Hvis du har spørgsmål til køb af bogen eller er interesseret i en dialog om, hvordan et samarbejde med Vagus kan styrke dig, jeres team eller din organisation, så skriv eller ring gerne til mig. 

Sarah Møller Lundberg

Sarah Møller Lundberg

Senior Kommunikationskonsulent

+45 20670077