10 tips til at facilitere bedre møder

Vi er enige om, at møder ofte kunne være bedre, men vi gør sjældent noget ved det. Det er let at dele gode råd og værktøjer, men svært at ændre vaner og mønstre. Det lyder enkelt, men det kræver disciplin. Og disciplin er ikke noget, man bare kan pålægge kollegaer og kursister.

Alligevel skal vi blive ved med at gøre os umage. Vi skylder det både os selv og hinanden at skabe møder, der er meningsfulde, effektive og engagerende. Derfor får du her et lidt længere indlæg om facilitering af møder – med konkrete tips, eksempler og links til videre læsning. Jeg håber, det inspirerer dig til at tage faciliteringsrollen alvorligt og styrke kvaliteten af de møder, du er en del af.

Jeg har på det sidste igen arbejdet en del med mødekultur og kvaliteten af vores møder. Modsat andre emner, så er dette et emne, hvor vi utrolig hurtigt og relativt enstemmigt kan sætte ord på, hvad gode møder er. ” What does good look like?”. For vi er nok enige om at et godt møde er karakteriseret ved:

• Et klart formål
  Vi ved alle, hvorfor vi er samlet, hvad vi skal opnå – og hvad der er på spil.
• Klare roller og forventninger
  Vi ved, hvorfor vi er indkaldt, og hvad vi hver især skal bidrage med.
• Velforberedt
  Vi forbereder os, så vi kan bruge hinandens tid effektivt og målrettet.
• Engagerende form
  Vi deler perspektiver, lytter aktivt og giver plads til hinanden – og bruger digitale værktøjer klogt.
• Respekt for og styr på tiden
  Vi følger dagsordenen og tilpasser os formålet med god tidsstyring.
• Vi skaber fremdrift
  Vi afslutter mødet med klare næste skridt, ansvar og deadlines – og følger op.

Er du enig? Måske du sætter andre ord på, men lad os antage vi er enige om, hvad et godt møde er. Men det betyder ikke, at det faktisk sker. For når mennesker mødes, opstår dynamikker vi ikke var forberedt på; misforståelser der trigger følelser; destruktive konflikter og diskussioner der løber fra os. Det er det, vi skal lære at håndtere på en konstruktiv måde. Det er fint med metoder, teknikker og nedskrevne møderegler på plakater i lokalet – men det er mødedeltagernes kompetencer, disciplin og især relationskompetencer, vi skal arbejde med – herunder at tage facilitering og facilitatorens rolle alvorligt.

Gør det let

Facilitering er en disciplin, der kræver struktur, kreativitet og nysgerrighed samt lyst, evne og motivation til at prøve nye veje for at skabe fremdrift. Ordet facilitering stammer fra det latinske ord ’facilitare’, som betyder ’at gøre let’. Måske bliver problemet ikke sådan lige lettere, men vejen til at løse det og nå et mål, bliver lettere.

Facilitering har fokus på processen mod resultatet, hvilket gør samarbejdet og resultatet mere bæredygtigt. Derfor er facilitering en af de vigtigste (leder-)kompetencer lige nu og i fremover – både for ledere af titel og ledere af hjerte. (Det er jo ikke for sjov min første bog hedder ’Lad os alle lede’)

Som facilitator er din vigtigste rolle at lede og støtte gruppen mod målet på en effektiv og samarbejdende måde. At påtage sig facilitatorrollen eksplicit i udviklingsprocesser, beslutningsprocesser, innovationsprocesser eller møder er vigtigt for processens kvalitet. Som facilitator er det dig, der motiverer, guider, konflikt løser og sikrer fremdrift på en neutral måde. Når du faciliterer sociale processer, så er der altid noget på spil og en gruppedynamik, som er påvirket at situationen, emnet og andet. Derfor skal vi forstå, hvordan det interpersonelle kan påvirke resultater og processen både positivt og negativt. Det er svært og komplekst at navigere (og facilitere) i, men du kan konkret have to slags friktion for øje

To slags friktion

De to slags friktion er:

Destruktiv social friktion opstår mellem os, når interpersonelle konflikter og spændinger hæmmer samarbejde og påvirker arbejdsmiljøet.

Konstruktiv intellektuel friktion er med til at sætte forskellighed i spil - forskellige perspektiver, tilgange til opgaveløsning og idéer kolliderer på en måde, der fremmer kreativ tænkning og problemløsning.

Den konstruktive friktion fremmer samarbejde og opgaveløsning samt gruppedynamik og engagement. De to former for friktion viser os, hvordan den blotte tilstedeværelse af andre kan påvirke vores præstation. Nogle gange giver det os et boost, mens den andre gange kan få os til at snuble og fumle. Her spiller den psykologiske tryghed (eller mangel på samme) selvfølgelig ind og kan tippe forskelligheder i kultur, personlighed, viden og erfaring fra at være destruktiv friktion til at være konstruktiv friktion, hvis det håndteres rigtigt.

Friktion kan ikke elimineres, men kan håndteres hensigtsmæssigt, for friktion er energi. I stedet for at friktionen bruger eller stopper energi, omdanner friktionen én slags energi til en anden mere brugbar energi med hjælp fra en faciliterings-generator på samme måde, som en generator i en vindmølle omdanner den mekaniske energi fra vind i rotorbladene til elektrisk energi. Hvis du både forstår, hvad der er på spil hos dig selv (selvbevidsthed, du ved nok), og hvad der er på spil mellem jer (socialbevidsthed), er der et godt udgangspunkt for at samarbejde om en opgave.

Mødedeltagerne kan sagtens have modsatrettede mål, følelsesmæssige forstyrrelser eller latente konflikter. Men hvis du kan identificere, hvad der kan være på spil, og hvis du har evnen til at identificere og tydeliggøre det, er det en rigtig god begyndelse til at skabe fremdrift. Når du skal træne din relationskompetence for at blive en bedre facilitator, så træn kommunikation – for relationer består af kom mu ni ka tion. Læs mere om god kommunikation og min favoritmetode Know-Feel-Do i disse blogindlæg:

5 principper for god kommunikation

Kontekst er King for din kommunikation

En simpel metode der er nem at huske, men let at glemme

Træn din kommunikationskompetence og de 10 tips  

Udover dine kommunikationskompetencer er der mange faciliteringsmetoder at trække på. Uanset metoden, så hav altid formålet for øje. Formålet kan være at kvalificere en idé, lære hinanden bedre at kende, grine sammen, forstå et problem, finde idéer eller noget andet. Det er formålet, der skal påvirke procesdesignet og afgøre, hvilket værktøj du vælger fra din faciliterings-værktøjskasse.

Her er nogle forskellige tips eller reminders, når møder skal være effektive, effektfulde og engagerende:

1. Timebox
Sæt en fast tidsramme for aktiviteter – det skaber fokus, fremdrift og respekt for deltagernes tid. Timeboxing hjælper dig med forberedelse og vægtningen af agendaen, men metoden stammer oprindeligt fra personlig tidsstyring.
Læs mere her (på engelsk): 5 Steps To Start Timeboxing And Improve Your Time-Management Skills

2. Check-in
Alle finder deres stemme. Det kan være kort om sig selv, forventninger til mødet eller noget helt tredje – det gør det lettere at deltage aktivt senere.
Eksempel: Alle tjekker ind på spørgsmålet: ”Hvis du kendte mig bedre, ville du vide at…”
Læs mere her: Hvorfor og hvordan: Check ind og ud af møder

3. Brug pauser (og stilhed)
Pauser holder energien oppe og giver plads til refleksion – brug stilhed taktisk til tænketid, sceneskift eller som metode til at kvalificere input.
Læs mere og få generel pause inspiration her: Derfor er pauser nødvendige for dig - Plus 6 perfekte pauseidéer

4. Anonymiser input
Fjern magt, bias og gruppepres ved at indsamle input anonymt – det giver mere ærlige og mangfoldige perspektiver.
Eksempel: Brug polls eller Microsoft Forms til at indsamle anonymt input inden i taler om det i plenum. Så bestemmer deltagerne selv, om de vil sætte navn på.

5. Tag tid
Du kan bruge tidtagning til at styre tid (og talende mødedeltagere) og til at fordele taletid lige. Brug et ur eller en runde, så alle får lige mulighed for at dele – det styrker både kvalitet og inklusion. Pssst…har du set at Microsoft Teams endelig har fået en timer? Her er metoden sudoku til idegenerering god. Og virtuelle whiteboards er eminente til det. Læs mere her: Tool: Ide Sudoku – Få ideer og på en nemmere og sjovere måde.

Eksempel: En mere simple måde at fordele tale tid på er ved tænke-tid-før-taletid: Først tænker vi alle i 1 minut og skriver ideer på mulige løsninger, derefter deler vi dem. 1 min per kollega. Det er både sundt for dem, der taler før de tænker, og dem der har brug for at tænke, før de taler. 

6. Djævlens advokat
Tag rollen som kritisk stemme på skift – det gør det legitimt at udfordre idéer og styrker beslutningsgrundlaget og mindre sandsynligt at kollegaer taber ansigt, fordi det er formålet at ’skyde en ide ned’ og kvalificere den – ikke at skyde en person ned. Det modsatte af djævlens advokat er ’ja-hatten’ – den er også god at være eksplicit om.
Eksempel: ”Først præsenterer Peter sin projektplan, imens skriver i noter om risici og barrierer, som vi bagefter bruger til fælles at kvalificere planen på.”

7. Elefanten i rummet
Få talt eksplicit om det usagte. Bare det at få det italesat kan lette stemningen – det kan være ubehageligt, men er ofte nødvendigt for at komme videre som gruppe. Her er rammesætningen og metakommunikationen vigtig.
Eksempel: ”Jeg fornemmer der er noget, vi ikke får talt om. Skal vi vende det, inden vi går videre?”
Læs mere om elefanten her: 8 gode råd: Sådan kan I tale om elefanten i rummet | BUPL

8. Refokuser
Vi kan også kalde det at afbryde. Det er virkelig ufedt at afbryde en kollega, men det kan være nødvendigt, når anekdote-onklen fortsætter ud af en spændende omend irrelevant tangent. Eller en kollega bringer noget op, som ikke er relevant for mødet. Prøv med simple interventioner, der redder møder fra at køre af sporet.
Eksempel: ”Undskyld, jeg afbryder dig. Det er spændende, det du fortæller om [A], men mødet er om [B], kan vi parkere den snak for nu og vende retur til mødets formål?”
Læs Ib Ravns bog: Facilitering - ledelse af møder der skaber værdi og mening

9. Konkluder
Hjælp gruppen med at konkludere hver gang i skifter agenda-punkt. Opsummér løbende og til sidst – hvad har vi besluttet, og hvad betyder det for næste skridt. Hvis du er i tvivl, er andre det sikkert også.
Eksempel: ”Okay, hvad har vi så aftalt?” eller ”Hvad skal vi notere omkring dette agendapunkt.”  

10. Objektifiser (…hvis det overhovedet er et ord?)
Når der er meget på spil og iblandt personligt, så er det lettere at tale on noget end om nogen. Så hold personer ude af diskussionen og talt om problemet eller løsningen ved at skrive det på et papir eller tavle. Her er det ofte mødets formål.
Eksempel: I skal snakke om et kvalitetsproblem. I stedet for at tale om hvem, taler I om hvad, der skete og hvordan det påvirker kunden. Sammen definerer i problemet og skriver det ned, inden I løser det. Her kan metoden ’Mødet på Midten’ være værdifuld (Google løs for templates!) – især til konflikthåndtering.  

Måske det står klart for dig nu, men opsummere det tydeligt: Gode møder handler ikke bare om det vi taler om, men hvordan vi taler om det. Teknikker kan hjælpe med at skabe en mere struktureret og engagerende proces, hvor alle deltagere føler sig hørt og involveret. Det er ingen hemmelighed at en vigtig del ligger i forberedelsen og her er If-Then metoden god, men det må blive in another afsnit, som man siger.

Det er facilitatorens ansvar at skabe klarhed om den fælles opgave. Så brug ovenstående som input til processer, men vær bevidst om at ingen teknikker eller metoder slår din evne til at rammesætte klart, invitere input og respondere konstruktivt. De kompetencer læner sig op ad Amy Edmondsons ’Leadership toolkit’, når vi skal skabe psykologisk trygge grupper – og det er dem, som Del 1 i min bog ’Mellem os’ handler om.