Brug Hvis-Så reglen til at reagere konstruktivt
Af de tre ting, jeg ofte træner med ledere og facilitatorer, nemlig at sætte rammen, invitere input og respondere konstruktivt, er den sidste klart den sværeste.
Når vi træner rammesætning eller facilitering, kan vi øve konkrete formuleringer og greb. Men vores respons i pressede situationer er noget andet. Den er påvirket af relationerne, situationen og ikke mindst vores egen mentale tilstand i øjeblikket.
Inden vi hopper til den regel, som dette indlæg egentlig handler om, nemlig Hvis-Så-reglen (på engelsk If-Then), så lad os starte med Amy Edmondsons Leadership Toolkit, som jeg læner mig opad. Den beskriver tre ting, som vi alle kan øve os på, hvis vi vil styrke psykologisk tryghed og dermed samarbejde og opgaveløsning.
De tre ting vi skal øve os på
Grundlæggende handler psykologisk tryghed ikke om, hvor dygtige individerne i et team er. Det handler om kvaliteten af de daglige interaktioner mellem mennesker. Men selvom psykologisk tryghed er på gruppe og opstå mellem os, så er der tre ting vil alle med fordel kan øve os på:
Sæt rammen
God rammesætning skaber fælles forventninger og mening. Den gør det tydeligt, hvad opgaven er, hvorfor den er vigtig, og hvilken rolle de enkelte mennesker spiller.
Rammesætning er mere og andet end at vise dagens agenda på første slide. Det handler om at skabe klarhed om, hvordan vi skal samarbejde om opgaven. Hvad er formålet? Hvad er succeskriterierne? Hvilken rolle spiller deltagerne hver især. Hvilke perspektiver har vi brug for? Hvad ved vi allerede? Hvad er der på spil for deltagerne?
Når rammen er tydelig, bliver det lettere at bidrage. Samtidig hjælper den med at reducere kompleksitet, fordi vi ved, hvad vi skal fokusere på, og hvad vi bevidst vælger fra.
Inviter input
Den anden kompetence handler om aktivt at invitere mennesker ind i dialogen.
De fleste ledere vil gerne høre input, men det er ikke det samme som, at processen giver plads til det. Det kræver struktur og adfærd, der inviterer alles stemmer ind.
Vi skal skabe rum, hvor mennesker oplever, at deres perspektiver er velkomne. Det kan være på møder, i lessons learned-sessioner, i planlægningen eller i de små samtaler i hverdagen. Strukturer, spørgsmål og aktiv lytning er ofte vigtigere end de rigtige svar.
Responder konstruktivt
Den sidste kompetence handler om, hvad der sker, når nogen faktisk bruger deres stemme. Hvordan responderer du, når en medarbejder fortæller om en fejl? Når en kollega udfordrer din idé? Eller når nogen kommer med dårlige nyheder?
Du kan rammesætte på fineste vis, designe den bedste proces og stille de mest åbne spørgsmål. Men hvis du ikke responderer og reagerer konstruktivt, kan trygheden forsvinde på et splitsekund. For når mennesker viser sårbarhed, har vi et ansvar for at passe på deres værdighed.
Problemet er, at konstruktiv respons er svær at træne. Når vi bliver udfordret, aktiveres vores følelser ofte hurtigere end vores refleksion. Derfor er det let at reagere impulsivt, når situationen kalder på, at vi responderer bevidst.
Forskellen på at reagere og respondere
At reagere er den umiddelbare impuls. At respondere er det bevidste valg. Derfor hænger konstruktiv respons tæt sammen med selvindsigt og selvregulering. Vi skal være opmærksomme på, hvad der trigger os, og hvad der er på spil for os i situationen. Jeg bruger ofte SCARF-modellen eller Ofmans kernekvadrant til netop den refleksion.
For når vores stressrespons bliver aktiveret, er det let at gå i forsvar, gå til angreb eller lukke samtalen ned. Det er menneskeligt. Men det er sjældent hjælpsomt.
En enkel måde at forberede sig på er Hvis-Så-reglen. Princippet er simpelt: Hvis X sker, så gør jeg Y.
Eksempelvis:
- Hvis en kollega deler en fejl, så starter jeg med at være nysgerrig og siger ’tak for at dele’.
- Hvis en mødedeltager er uenig med mig, så undersøger jeg perspektivet før jeg argumenterer imod.
- Hvis jeg bliver følelsesmæssigt påvirket, så tager jeg en pause og stiller et spørgsmål.
- Hvis en kollega bliver oprørt, så anerkender jeg følelsen før vi taler løsninger.
Teknikken stammer fra adfærdsdesign og er ikke en garanti for, at du handler perfekt i situationen. Men den kan hjælpe dig med at være bedre forberedt på de øjeblikke, hvor det kan blive svært eller du er uerfaren. Det kan være i møder med stærke, uenige stemmer eller en opsigelsessamtale med en medarbejder.
Når du mærker, at noget bliver trigget i dig, er kunsten ikke at undertrykke følelsen. Kunsten er at opdage den og vælge en passende, konstruktiv respons.
Amy Edmonsons definition på psykologisk tryghed handler om, at vi har tillid til det vi siger eller gør ikke bliver brugt imod os – og den kultur vi opbygger, når vi øver os på at reagere konstruktivt. Kan man altid reagere konstruktivt, næh nok ikke, men så kan man rette op på relationen og situationen hurtigst muligt.
