Når vi som afsender af kommunikationen tænker, budskabet er forstået af modtageren, så er det lang fra en selvfølge. Vi tolker og forstår budskaber og situationer forskelligt og det gør, der ofte opstår misforståelser. Èn metode til at minimere misforståelser hedder Brief-Back.
Når I overleverer opgaver eller har en dialog, som indeholder instrukser eller konkrete handlinger, som en af jer skal udføre, så sørg for, at den, som modtager anvisningen eller skal udføre handlingen, siger højt, hvad I blev enige om.
Gentagelsen med modtagerens egne ord styrker jeres fælles opfattelse af det, I kommunikerer om og minimerer risikoen for misforståelser.
Eksempelvis kan I bruge sætninger som:
- ”Det, jeg hører dig sige, er…”
- ”Hvis jeg har forstået det korrekt…”
- ”Bare lige for at være sikker: Det, jeg gør, er…”
- ”Skal vi ikke lige opsummere fælles, hvad vi hver især gør?…”
Det kan være nødvendigt at facilitere brief back, inden det bliver en naturlig del af din eller kollegaers personlige kommunikation. Det er især vigtigt, når kommunikationen ikke foregår ansigt til ansigt, fordi risikoen for misforståelser her er højere. Vi danskere bruger en langt højere grad af ironi i vores humor og sprog generelt end mange andre kulturer. Det kan skabe unødvendige misforståelser og utryghed.