Fem fordele ved et fælles sprog

Fremtiden kræver fællesskab, og ét godt sted at sætte ind for organisationer, er ved at skabe et fælles sprog. Du får her fem grunde til at et fælles sprog er essentielt for fremdrift, og hvorfor det er benhård business, selvom det lyder blødt. Jeg kommer også omkring, hvordan man sætter ind, og hvilken rolle kommunikationsafdelingen og topledelsen spiller.

Alle har brug for at høre til. Alle. Og vi har ikke brug for at vide, vi hører til. Vi har brug for at mærke det. Det gælder både i familier, i foreninger samt i organisationer. Et fælles sprog, der fungerer som fælles referenceramme, er én måde at skabe den følelse.

Mangel på fælles sprog kan ekskludere mennesker, eksempelvis interne jokes eller ord i præsentationer, som ikke alle modtagere forstår. Det kan skabe unødvendige misforståelser og være hæmmende for samarbejdet.

Et fælles sprog i organisationen:   

• Styrker fællesskabet
  Når vi taler samme sprog, ekskluderer vi ikke hinanden. I stedet skaber vi sammenhold og en følelse af at høre til, når vi eksempelvis taler om fælles formål eller historie.
• Reducerer kompleksitet
  Eksempelvis, hvis vi har en fælles tilgang og referenceramme i forhold til, hvad en god kollega er; eller til hvad god forandringsledelse er, så projektteamet ikke skal forklare, hvad Sanne mener, når hun spørger ”Er der elefant nok i det?”, eller ”Hvad ville kaptajnen spørge om?” eller erkender at ”Birgitte er et rødt popcorn.”
• Minimerer misforståelser
  Der ligger så meget mellem linjerne, når vi taler. Jo bedre vi forstå det implicitte, jo færre misforståelser.
• Sætter forventninger
  Eksempelvis, hvis vi i teamet eksplicit taler om, hvad god feedback er, eller hvordan vi bedst hjælper hinanden, så sætter det forventninger til og guider adfærd (og dermed kultur). Hvis vi italesætter os som en virksomhed, hvor ”Sikkerhed kommer altid først” eller ”Her følger vi processerne”, så sætter vi også forventninger. Eller hvis vi spørger i medarbejderundersøgelsen: ”I mit team lærer vi af fejl”, jamen, så kommunikerer vi samtidigt, at vi ønsker en kultur, hvor vi lærer af fejl.
• Fordeler magt
  Der er magt i sproget – mere end vi ofte tænker over (hvis Foucault havde levet, havde han nikket nu.) Vi kan bruge sproget til at distribuere ansvar og magt ved at tale hinanden op.

Patrick Lencioni har Fælles Forpligtelse som er én ud af fem karakteristika for gode teams, og her er fælles sprog en væsentlig faktor, fordi det er med til at sætte klare rammer og forventninger. Og Frederic Laloux har fælles sprog med som en del af Helheden, der er ét ud af tre grundkarakteristika for Teal organisationer. De andre to er Selvledelse og Evolutionært formål.

Sæt ind på organisationsniveau

Et af mine foreslåede indsatsområder på organisationsniveau i Lad os alle lede er at styrke fællesskabet, og her er netop det, at skabe et fælles forventningssættende og adfærdsguidende sprog vigtigt. De andre to måder at gøre det på, er ved at tale til følelserne og aktivere historiefortælling. 

Hvor fortællingen eksemplificerer og formidler budskaber og kultur, så kompleksitetsreducerer et fælles sprog og giver organisationen et fælles udgangspunkt for at tale sammen, arbejde sammen og udvikle sig sammen.

Retoriske tricks som at bruge vi og os i kommunikationen påvirker fællesskabet og samler. Det gør konkrete ord, begreber og taglines, vi har til fælles, også. Et stærkt sprog gør, at vi ikke behøver at forklare hvilken adfærd, der knytter sig til værdiladede ord som Samarbejde og Bæredygtighed – vi gør det bare, fordi vi ved, hvad det betyder i vores fælles kontekst og hvilken adfærd, der knytter sig til lidt ukonkrete begreber.

En topleder skal italesætte og eksemplificere fejl, tillid og samarbejde og ikke bare tale om at skabe trygge rammer. Lederne har mere end nogle andre i organisationen position og pligt til gennem sproget og deres handlinger, både at kridte banen op og guide, hvordan vi spiller sammen, gennem et fælles sprog. Vi tænker sjældent over organisationens sprog, når vi er en del af det. Det gælder både konkrete navne på mødelokaler, intranettet og månedsmødet, samt det mere abstrakte som værdier, metoder og processer. Vi tænker langt mere over det, hvis vi ikke er på hjemmebane, for eksempel når lægen forklarer, at vi har Cauda Equina syndrom, når sejleren taler om at gå på kryds eller elinstallatøren anbefaler dig at jorde forbindelsen.

Sprog påvirker kulturen i organisationer, både i forhold til fortællinger og fællesskab. Konsistens mellem ord og handling er et must for trygheden og tilliden, og en afsender skal huske, at hvor handling kan stå alene, så kræver ord ofte handling, der bakker op. En leder kan sætte forventninger til og ord på meget, men intet kommunikerer tydeligere end handling.

Et stærkt fælles sprog er springbrættet for udvikling og fremdrift, fordi vi føler os hjemme og forstår hinanden. Når alle med deres kommunikation bidrager og er medskaber af sproget i bedste IKEA-effekt-stil, så opstår værdien i form af stærkere sammenhængskraft og det fællesskab, som er essensen i en stærk nerve.

Kommunikationsafdelingens rolle

I mit bog Lad os alle lede bruger jeg betegnelsen Fælles Sprog 37 gange – og jeg har det med som kommunikationfunktionens raison d’etre. 

For selvom et fællessprog i teams også er vigtigt, så kan vi fint sætte ind på organisationsniveau og her har ledelsen og kommunikationsafdelingen en vigtig rolle. Eksempelvis, form og indhold, når vi italesætter resultater på medarbejderundersøgelser, strategiske fokusområder, kunderne i centrum eller vores formål.     

I min bog får du konkrete metoder til at skabe at fællessprog, eksempelvis en spørgeramme med team og organisationsudvikling for øje. Du får også en lidt grundigere forståelse for, hvorfor jeg mener, at et fælles sprog er essentielt. Ofte er det i sproget og konkrete adfærdsændringer forandringer starter.